Lưu ý quan trọng khi gửi giấy tờ tài liệu, tranh ảnh đi nước ngoài để đảm bảo an toàn, tránh thất lạc, hư hỏng trong quá trình vận chuyển
Giấy tờ, hồ sơ thường là những tài liệu chứa nhiều thông tin quan trọng, việc đóng gói đúng cách giúp đảm bảo hồ sơ không bị hư hỏng, mất mát trong quá trình vận chuyển. Đây cũng là giải pháp để tránh tình trạng có người tự ý can thiệp hoặc xem được thông tin trong hồ sơ của bạn.
Nếu không biết cách đóng gói hồ sơ, tài liệu, sách vở khi gửi đi nước ngoài, có thể bị rách, gập, ướt hoặc bị mất. Điều này sẽ dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, như việc mất mát thông tin, hoặc không thể hoàn thành các thủ tục hành chính, tài chính, hợp đồng, công việc,…
Hơn nữa, việc đóng gói hồ sơ đúng cách còn giúp cho việc vận chuyển được nhanh chóng, tiết kiệm và hiệu quả hơn, tránh gây khó khăn cho người gửi và người nhận.
Danh sách giấy tờ tài liệu, hồ sơ, ấn phẩm được gửi đi nước ngoài
- Các loại thư từ, giấy tờ công chứng, hồ sơ công ty, hồ sơ cá nhân,…
- Thiếp cưới, bìa lịch, bao lì xì, các loại thiệp chúc mừng,…
- Tài liệu học tập, sách báo, tạp chí,…
- Hợp đồng thương mại, hồ sơ doanh nghiệp, các loại chứng từ, hóa đơn mua bán,…
- Hồ sơ du học, định cư, giấy khai sinh, giấy tờ tùy thân và passport,…
- Họa cụ, giấy vẽ, tranh vẽ, bản đồ, bảng vẽ,…
Lưu ý về đóng gói và bảo quản khi gửi tài liệu đi nước ngoài
Để giấy tờ, tài liệu, sách vở của bạn được gửi đi an toàn, đến tay người nhận đúng hạn, không bị hư hỏng khi vận chuyển, bạn cần lưu ý những yêu cầu sau.
Đóng gói các tài liệu quan trọng
Trước hết cần đảm bảo bề mặt đóng gói nhẵn mịn và ghi đầy đủ thông tin người nhận. Dán kín hoặc niêm phong bưu phẩm bằng dấu, hoặc chữ ký đối với các loại giấy tờ quan trọng như: hóa đơn, hộ chiếu, hồ sơ, hợp đồng,… Bạn nên sử dụng hình thức chuyển hàng nhanh đối với các bưu phẩm có tính chất quan trọng.
Tư vấn nhanh qua ZALO hoặc Hotline: 0974 877 007 (miễn phí cước gọi)
Hồ sơ thường có sẵn bao bì, nhưng loại bao bì thông thường này chưa đáp ứng được yêu cầu của quá trình chuyển phát nhanh quốc tế. Bạn cần lưu ý thực hiện:
- Gói bọc hồ sơ: sắp xếp và cho hồ sơ, giấy tờ vào bao vỏ của hồ sơ nếu đó là bao vỏ cần thiết mà trường nhận hồ sơ yêu cầu.
- Để yên tâm nhất, bạn nên sử dụng thêm túi chống nước kiểu túi zipline để bọc ngoài. Sau đó, đặt túi hồ sơ vào bao bì chắc chắn đạt chuẩn mà thường thì các công ty chuyển phát nhanh quốc tế sẽ cung cấp cho bạn.
- Dán nhãn lên hồ sơ: Việc dán nhãn lên hồ sơ rất quan trọng, tất cả các thông tin cần được ghi rõ ràng và dán ở chỗ dễ thấy trên bao bì.
Đóng gói tranh vẽ, bảng vẽ, bản đồ
Việc đóng gói tranh vẽ, bản đồ đảm bảo cho các mặt hàng này không bị rách nát, thay đổi hình dạng do chèn ép hoặc va đập trong quá trình vận chuyển là điều cực kỳ cần lưu ý.
Thông thường, các mặt hàng này sẽ được cuộn tròn và cho vào ống tròn bằng nhựa hoặc bằng bìa carton cứng. Sau đó, cố định hai đầu bằng băng dính.
Bạn cũng có thể sử dụng nylon hoặc các chất liệu mềm khác quấn quanh nhiều lớp bên ngoài sau đó cố định bằng băng dính.
Đóng gói sách vở, ấn phẩm, tạp chí
Trước khi đóng gói, bạn nên phân loại sách theo kích thước, hoặc theo độ cứng mềm của sách. Điều này giúp tránh được tình trạng sách bị gãy khi vận chuyển.
Dùng nilon bọc bên ngoài để sách, ấn phẩm không bị xước, nên bọc thêm giấy chống sốc để tránh va đập. Cho sách vào thùng carton có kích thước phù hợp. Lấp đầy các khoảng trống bằng mút xốp hoặc giấy báo vò để tránh tình trạng sách bị xê dịch.
Không nên sử dụng vải, giấy, các loại dây buộc để đóng gói vì độ an toàn không cao, dễ gây hư hỏng hàng hóa. Đặc biệt cần lưu ý bề mặt gói hàng phải nhẵn, phẳng để dán được hóa đơn có thông tin người nhận và người gửi. Đối với những bưu phẩm quan trọng nên sử dụng hình thức chuyển phát nhanh.
Bạn cần ghi rõ địa chỉ chính xác của trường cũng như số điện thoại của đơn vị nhận hồ sơ. Kèm theo đó, cần làm rõ những yêu cầu cụ thể như “không bẻ cong”, “không dẫm đạp”, “nhẹ tay”,… nếu điều này là cần thiết với một số giấy tờ có trong hồ sơ.
Hiện tại, VNE Global cung cấp tiện ích dịch vụ đóng gói miễn phí. Nếu bạn không đảm bảo được việc tự đóng gói theo đúng tiêu chuyển chuyển phát nhanh quốc tế, nhân viên của VNE sẽ hỗ trợ thực hiện phân loại, đóng gói và làm nhãn dán miễn phí.
Lưu ý khi khai thông tin hàng hóa và địa chỉ người nhận
Có nhiều yếu tố khiến thư từ, tài liệu, sách vở,… bị chuyển phát sai địa chỉ hoặc thất lạc. Vì vậy bạn cần nắm chắc những chú ý sau đây để tránh rủi ro.
Khai báo đầy đủ thông tin hàng hóa
Đối với các loại tài liệu, hồ sơ giấy tờ, thư từ, ấn phẩm, sách vở,… cần gửi đi nước ngoài, bạn cần khai báo đầy đủ thông tin nhằm đảm bảo việc thực hiện thủ tục hải quan nhanh, tránh sai sót, cũng như thông quan được thuận lợi.
Chú ý phần thông tin gửi hàng
Phần này sẽ bao gồm tên, địa chỉ và số điện thoại nhận hàng. Về phần tên, ghi rõ tên người gửi và người nhận. Đây là thông tin không thể thiếu trong các giao dịch chuyển phát quốc tế, thông tin cần chính xác 100%, tên trên giấy tờ trùng hợp với tên ghi trên bưu kiện thì người nhận mới được ký xác nhận.
Với phần địa chỉ gửi và nhận hàng
Phần thông tin người gửi có thể sử dụng tên hoặc địa chỉ mà người nhận biết. Nhưng riêng tên và phần địa chỉ nhận hàng phải ghi tuyệt đối chính xác.
Ghi rõ ràng theo cấp từng đơn vị hành chính: bắt đầu bằng số nhà, tên ngõ, tên đường, tên phường, xã, quận hoặc huyện, tỉnh, thành phố.
Càng chi tiết bao nhiêu bưu tá chuyển phát sẽ tìm được địa chỉ nhanh hơn. Đặc biệt, nếu ghi rõ thông tin tỉ lệ hàng hóa thất lạc chắc chắn ở mức thất.
Số điện thoại người gửi và người nhận
Số điện thoại người gửi thư đi nước ngoài cũng cần chính xác. Vì nếu hàng hóa, thư từ bị thất lạc bên vận chuyển còn liên hệ với bạn và tìm biện pháp xử lý.
Còn lại, số điện thoại người nhận hàng cũng cần cung cấp trung thực. Trường hợp người nhận đi vắng, không có nhà bưu tá sẽ để lại lời nhắn và phát lại vào ngày khác.
Dịch vụ gửi giấy tờ tài liệu đi nước ngoài an toàn tại VNE Global
Hiện tại VNE nhận gửi tài liệu, giấy tờ, sách vở, tạp chí,… đi nước ngoài tại tất cả các tỉnh thành Việt Nam, bạn có thể gửi hàng hóa về địa chỉ văn phòng của chúng tôi tại TP.HCM và Hà Nội.
Đối với những khách hàng ở xa, chúng tôi vẫn luôn hỗ trợ cước phí gửi hàng đến văn phòng, bạn có thể liên hệ trực tiếp qua Hotline: 1800 234 511 (miễn phí cước gọi) để được tư vấn chi tiết.
Giấy tờ, hồ sơ, tài liệu, các loại ấn phẩm,… thuộc loại hàng hóa dễ bị ảnh hưởng bởi tác động của môi trường, do đó bạn nên lựa chọn phương thức gửi nhanh bằng đường bay để đảm bảo an toàn.
Ngoài ra, để gửi hồ sơ tới kịp theo yêu cầu của các trường, các cơ quan hành chính, hoặc các giao dịch thương mai,… ở nước ngoài, bạn nên nắm được thời gian cần thiết để chuyển được hồ sơ tới nơi tránh trường hợp bị trễ hạn, gây ảnh hưởng tới công việc và học tập của bản thân.
Thời gian này thường kéo dài từ 2 – 7 ngày làm việc tùy thuộc theo vị trí địa lí quốc gia của nơi nhận. Thời gian này được tính tương đối theo vùng, những vùng sâu, vùng xa khó vận chuyển thời gian sẽ dài hơn, những vùng trung tâm hay có trạm trung chuyển gần thì thời gian sẽ ngắn hơn.
